Audyt prawny firmy – jak sprawdzić ryzyka prawne w przedsiębiorstwie?

Na czym polega audyt prawny firmy?

Audyt prawny firmy polega na analizie wybranych obszarów działalności przedsiębiorstwa pod kątem istniejących ryzyk prawnych, prawidłowości stosowanych dokumentów oraz sposobu zabezpieczenia interesów firmy.

Nie chodzi przy tym wyłącznie o sprawdzenie, czy przedsiębiorca posiada określone umowy, regulaminy lub procedury. Dokument może być formalnie poprawny, a mimo to nie odpowiadać rzeczywistemu sposobowi prowadzenia działalności albo nie regulować sytuacji, które w praktyce najczęściej prowadzą do sporów.

Dlatego zakres audytu powinien być dostosowany do konkretnego przedsiębiorstwa, jego branży, sposobu współpracy z klientami i kontrahentami, struktury zatrudnienia oraz formy prawnej działalności.

Audyt może obejmować całość najważniejszych obszarów funkcjonowania przedsiębiorstwa albo koncentrować się wyłącznie na określonym zagadnieniu, np. umowach, dokumentacji pracowniczej, sprawach korporacyjnych czy ochronie danych osobowych.

Dlaczego warto przeprowadzić audyt prawny przedsiębiorstwa?

W codziennym prowadzeniu działalności wiele rozwiązań funkcjonuje przez lata bez większych problemów. Przedsiębiorca korzysta z tych samych wzorów umów, posługuje się wypracowanymi zasadami współpracy i określonym sposobem dokumentowania wykonywanych czynności.

Dopiero w momencie powstania konfliktu może się okazać, że określona kwestia nie została w umowie uregulowana, sposób odbioru wykonanych prac nie był odpowiednio dokumentowany albo ustalenia stron odbywały się przede wszystkim ustnie.

Wtedy znaczenie ma nie tylko to, jak współpraca rzeczywiście przebiegała, ale również czy przedsiębiorca jest w stanie określone okoliczności wykazać.

Audyt prawny pozwala spojrzeć na działalność firmy właśnie z tej perspektywy. Jego celem może być nie tylko identyfikacja niezgodności z przepisami, ale również ustalenie, czy stosowane rozwiązania odpowiednio zabezpieczają przedsiębiorcę na wypadek przyszłego konfliktu.

Dlaczego dobre umowy są tak ważne dla przedsiębiorcy?

Umowa nie powinna być wyłącznie potwierdzeniem tego, że strony zdecydowały się na współpracę.

Dobrze przygotowana umowa powinna jasno określać prawa i obowiązki stron, ale również przewidywać sytuacje, w których współpraca nie przebiega zgodnie z pierwotnymi założeniami.

W zależności od rodzaju działalności szczególnego znaczenia mogą nabierać m.in.:

• sposób określenia zakresu świadczenia,

• terminy realizacji,

• zasady płatności,

• odbiór wykonanych prac lub usług,

• sposób zgłaszania wad i zastrzeżeń,

• odpowiedzialność stron,

• kary umowne,

• zasady wykonywania prac dodatkowych,

• możliwość wypowiedzenia lub rozwiązania umowy,

• sposób dokonywania zmian ustaleń,

• zabezpieczenia na wypadek braku zapłaty.

Częstym problemem są dokumenty przygotowane wiele lat wcześniej, wzory zaczerpnięte z Internetu albo umowy stworzone dla innego modelu współpracy.

Dopóki pomiędzy stronami nie ma konfliktu, ich niedoskonałości mogą pozostawać praktycznie niezauważalne. Rzeczywiste znaczenie poszczególnych postanowień ujawnia się często dopiero wtedy, gdy jedna ze stron przestaje prawidłowo wykonywać swoje obowiązki.

Czy odpowiednia dokumentacja może mieć znaczenie w procesie sądowym?

Tak. Sposób dokumentowania współpracy może mieć bardzo istotne znaczenie, jeżeli sprawa trafi później do sądu.

W postępowaniu sądowym nie wystarczy bowiem samo przekonanie przedsiębiorcy, że prawidłowo wykonał umowę albo że kontrahent nie wywiązał się ze swoich zobowiązań. Okoliczności te trzeba jeszcze odpowiednio wykazać.

Przykładowo w sprawie o zapłatę znaczenie może mieć nie tylko wystawiona faktura, ale również możliwość wykazania:

• co dokładnie zostało zamówione,

• jakie były warunki wykonania usługi,

• czy zakres zlecenia był później zmieniany,

• kiedy świadczenie zostało wykonane,

• w jaki sposób nastąpił jego odbiór,

• czy kontrahent zgłaszał zastrzeżenia,

• kiedy należność stała się wymagalna.

Podobnie w sporach z pracownikami znaczenie mogą mieć nie tylko same dokumenty pracownicze, ale również obowiązujące procedury, zakresy obowiązków, korespondencja czy sposób dokumentowania określonych decyzji pracodawcy.

Odpowiednio przygotowane umowy, protokoły, regulaminy, procedury, zamówienia i korespondencja nie gwarantują wygrania przyszłego procesu, ale mogą znacznie ułatwić wykazanie przebiegu współpracy oraz ograniczyć problemy dowodowe.

Regulaminy i procedury – dlaczego warto uporządkować zasady działania firmy?

Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa coraz trudniej opierać jego funkcjonowanie wyłącznie na ustnych ustaleniach albo praktyce znanej poszczególnym pracownikom.

Odpowiednio przygotowane regulaminy i procedury pozwalają jasno określić zasady postępowania w powtarzających się sytuacjach.

W zależności od rodzaju działalności mogą one dotyczyć m.in.:

• zawierania i akceptowania umów,

• udzielania rabatów,

• ustalania warunków płatności,

• obiegu i zatwierdzania dokumentów,

• reprezentowania firmy wobec kontrahentów,

• przyjmowania i rozpatrywania reklamacji,

• ochrony informacji poufnych,

• korzystania z systemów i sprzętu firmowego,

• przetwarzania danych osobowych,

• zatwierdzania wydatków,

• dokumentowania wykonania usług.

Właściwie przygotowana procedura nie powinna jednak stanowić dokumentu istniejącego wyłącznie „na papierze”.

Powinna odpowiadać rzeczywistemu sposobowi działania przedsiębiorstwa, być możliwa do stosowania w praktyce i ułatwiać jego codzienne funkcjonowanie.

Jakie obszary może obejmować audyt prawny firmy?

Zakres audytu zależy od potrzeb przedsiębiorcy. W praktyce analizie mogą podlegać m.in. następujące obszary.

Umowy z klientami i kontrahentami

Audyt może obejmować zarówno pojedyncze istotne kontrakty, jak i wzory umów wykorzystywane przez przedsiębiorcę w bieżącej działalności.

Analizie może podlegać m.in. sposób określenia obowiązków stron, płatności, odpowiedzialności, zasad odbioru świadczenia, rozwiązania umowy oraz zabezpieczeń stosowanych na wypadek niewykonania zobowiązania.

Regulaminy, procedury i dokumentacja wewnętrzna

Sprawdzeniu mogą podlegać obowiązujące w przedsiębiorstwie regulaminy, procedury oraz zasady dokumentowania najważniejszych czynności.

Znaczenie ma nie tylko istnienie dokumentu, ale również jego aktualność oraz zgodność z rzeczywistym sposobem funkcjonowania firmy.

Prawo pracy i dokumentacja pracownicza

W zależności od potrzeb analiza może obejmować stosowane wzory dokumentów, regulaminy, zasady odpowiedzialności, poufności, zakazu konkurencji czy organizacji pracy.

Warto przy tym uwzględnić również perspektywę potencjalnych sporów pracowniczych i ocenić, czy sposób dokumentowania określonych decyzji pracodawcy pozwala później wykazać ich przyczyny oraz przebieg.

Sprawy spółkowe, KRS i CRBR

W przypadku spółek audyt może obejmować dokumentację korporacyjną, zasady reprezentacji, uchwały wspólników i organów spółki, aktualność danych ujawnionych w Krajowym Rejestrze Sądowym oraz prawidłowość zgłoszeń do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych.

Analiza może również pozwolić ocenić, czy dokumentacja odpowiada aktualnej strukturze i rzeczywistemu sposobowi funkcjonowania spółki.

Ochrona danych osobowych

W zależności od zakresu działalności audyt może objąć również wybrane zagadnienia dotyczące ochrony danych osobowych, w tym stosowane klauzule informacyjne, umowy powierzenia przetwarzania danych, upoważnienia oraz dokumentację wewnętrzną.

Istotne jest przy tym, aby rozwiązania dotyczące RODO odpowiadały rzeczywistym procesom zachodzącym w przedsiębiorstwie.

Dochodzenie należności i przygotowanie firmy na wypadek sporu

Audyt może również obejmować sposób dokumentowania wykonania umów, odbioru prac, kierowania wezwań, prowadzenia korespondencji oraz zabezpieczania dowodów.

Pozwala to ocenić, czy w przypadku niewykonania umowy przez kontrahenta firma dysponuje dokumentacją umożliwiającą skuteczne dochodzenie swoich praw.

Kiedy warto przeprowadzić audyt prawny firmy?

Nie ma potrzeby czekać z audytem do momentu, kiedy pojawi się konkretny problem.

Warto rozważyć jego przeprowadzenie w szczególności, gdy:

• firma od wielu lat korzysta z tych samych wzorów umów,

• zmienił się zakres albo sposób prowadzenia działalności,

• przedsiębiorstwo szybko się rozwija,

• zwiększyła się liczba pracowników lub współpracowników,

• firma zaczęła świadczyć nowe rodzaje usług,

• pojawiają się powtarzające problemy z płatnościami lub realizacją umów,

• w spółce nastąpiły zmiany właścicielskie lub organizacyjne,

• przedsiębiorca chce uporządkować dokumentację przed dalszym rozwojem działalności,

• pojawiły się wątpliwości co do prawidłowości obowiązujących procedur.

Audyt może być również dobrym rozwiązaniem wtedy, gdy przedsiębiorca chce po prostu sprawdzić, które obszary wymagają poprawy w pierwszej kolejności, zamiast dokonywać przypadkowych zmian poszczególnych dokumentów.

Jak wygląda audyt prawny firmy?

Pierwszym etapem jest rozmowa dotycząca rodzaju prowadzonej działalności i ustalenie obszarów, które powinny zostać poddane analizie.

Pozwala to dopasować zakres audytu do rzeczywistych potrzeb przedsiębiorstwa.

Następnie analizowana jest przekazana dokumentacja oraz sposób funkcjonowania firmy w wybranych obszarach.

Po zakończeniu analizy przedsiębiorca otrzymuje informację o zidentyfikowanych ryzykach i rekomendowanych zmianach.

W zależności od ustalonego zakresu współpracy kolejnym etapem może być również przygotowanie albo aktualizacja umów, regulaminów, procedur i innych dokumentów.

Audyt prawny firmy – Katowice, Śląsk i obsługa przedsiębiorców z całej Polski

Kancelaria Radcy Prawnego Sebastian Stokłosa ma siedzibę w Katowicach i świadczy pomoc prawną przedsiębiorcom oraz spółkom z całego województwa śląskiego, a także z innych części Polski.

Ze względu na charakter audytu znaczna część współpracy może być prowadzona zdalnie. Dokumenty mogą zostać przekazane elektronicznie, a konsultacje dotyczące zidentyfikowanych ryzyk oraz rekomendowanych zmian mogą odbywać się bez konieczności każdorazowego osobistego spotkania.